Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst – nicht nur weil wir müssen, sondern weil es sich so gehört. Im Folgenden erklären wir Ihnen kurz und knapp, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie unsere Ferienlager-Plattform nutzen.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich?
Die verantwortliche Stelle ist die Kirchengemeinde Heilig Geist. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“.

Welche Daten brauchen wir?
Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Bereitstellung und die sichere Nutzung der Plattform erforderlich sind:

• E-Mail-Adresse für Login und Systembenachrichtigungen
• Name zur Zuordnung und Prüfung der Registrierung
• Passwort, das ausschließlich als sicherer Hash gespeichert wird
• Technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten

Beim Besuch der Plattform werden außerdem automatisch technische Daten durch unsere Server verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Daten zum verwendeten Browser, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs und die IP-Adresse.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Die Daten werden verarbeitet, um:

• die Website technisch fehlerfrei bereitzustellen
• den Zugang zur Plattform und die Anmeldung zu ermöglichen
• Registrierungen persönlich zu prüfen und freizuschalten
• System-E-Mails, etwa für Freischaltungen oder Passwortzurücksetzungen, zu versenden
• die Plattform vor Missbrauch und Angriffen zu schützen

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Hosting und Datensicherheit

Hosting innerhalb der Europäischen Union

Diese Plattform wird auf eigenen Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die bei der Nutzung der Website erhobenen personenbezogenen Daten werden innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union findet im Rahmen des Hostings nicht statt.

Das Hosting und der Betrieb der Plattform erfolgen zum Zwecke der Durchführung des Nutzungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung des Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten treffen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte HTTPS-Verbindung für alle Datenübertragungen
• Sichere Speicherung von Passwörtern als Passwort-Hash
• Zugang zur Plattform nur nach persönlicher Freischaltung
• Beschränkung administrativer Zugriffsrechte
• Regelmäßige Sicherheitsupdates der eingesetzten Software
• Schutzmaßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Missbrauch

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, bleiben personenbezogene Daten bei uns gespeichert, bis der Zweck für die Verarbeitung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Bei Löschung eines Benutzerkontos werden die zugehörige E-Mail-Adresse, der Name, das Passwort-Hash sowie die dem Account zugeordneten hochgeladenen Dateien gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe kann erfolgen, wenn dies für den technischen Betrieb der Plattform erforderlich ist, insbesondere beim Versand technisch notwendiger E-Mails über einen Versanddienstleister, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Sofern Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO haben betroffene Personen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig kann insbesondere die Aufsichtsbehörde des gewöhnlichen Aufenthalts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes sein.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, in einem gängigen maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – soweit technisch möglich – an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft, Empfänger und Zweck der Datenverarbeitung. Sie haben gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Für diese Anliegen können Sie sich jederzeit an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Diese Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Cookies für Werbung, Profilbildung, personalisierte Inhalte oder nutzerbezogene Analysen eingesetzt.

• Session-Cookie: Dieses Cookie ist für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung Ihrer Login-Sitzung erforderlich. Ohne dieses Cookie kann die Plattform nicht genutzt werden.
• CSRF-Schutz-Cookie: Dieses Cookie enthält ein zufälliges Sicherheitstoken, mit dem Anfragen, die Ihre Daten verändern (z. B. Hochladen, Löschen), als tatsächlich von Ihnen stammend erkannt werden. Es schützt vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen und enthält keine personenbezogenen Daten.
• Cookie-Hinweis: Dieses Cookie speichert ausschließlich, ob Sie den Cookie-Hinweis bestätigt haben. Es werden darin keine weiteren personenbezogenen Daten, Analyseinformationen oder Werbepräferenzen gespeichert.

Der Cookie-Hinweis wird gespeichert, damit er nach Ihrer Bestätigung nicht bei jedem Seitenaufruf erneut angezeigt wird. Wenn Sie dieses Cookie in Ihrem Browser löschen, wird der Hinweis erneut angezeigt.

Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Plattform.

Server-Log-Dateien und Sicherheitsprotokolle

Beim Besuch und bei der Nutzung der Plattform verarbeitet unser Server technische Zugriffsdaten in Server-Log-Dateien und Sicherheitsprotokollen. Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, der Erkennung und Abwehr von Angriffen, der Missbrauchsverhinderung sowie der Fehleranalyse.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite oder angeforderte Datei
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• Referrer-URL, sofern vom Browser übermittelt
• Technische Fehlermeldungen und sicherheitsrelevante Ereignisse

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Bereitstellung der Plattform sowie in der Aufklärung von Sicherheitsvorfällen.

Server-Log-Dateien und Sicherheitsprotokolle werden persistent auf dem Server gespeichert, jedoch automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Eine längere Speicherung einzelner Daten erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung oder Abwehr eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist. Nach Abschluss der Untersuchung werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Davon getrennt führen wir das im folgenden Abschnitt beschriebene Protokoll über Anmelde- und Verwaltungsvorgänge.

Protokoll über Anmelde- und Verwaltungsvorgänge (Audit-Log)

Um nachvollziehen zu können, wer wann sicherheits- oder verwaltungsrelevante Änderungen vorgenommen hat, führen wir ein Protokoll über folgende Vorgänge: An- und Abmeldungen (einschließlich fehlgeschlagener Anmeldeversuche), Registrierungen und angenommene Einladungen, das Festlegen und Ändern von Passwörtern, Profiländerungen und Kontolöschungen sowie Verwaltungsvorgänge durch Administratoren (z. B. Freigabe, Ablehnung oder Löschung von Konten, Rollenänderungen, Whitelist-Einträge, Einladungen, Hochladen, Ändern und Löschen von Filmen und Ordnern). Auch jeder Aufruf dieses Protokolls wird protokolliert.

Je Vorgang werden gespeichert:

• Datum und Uhrzeit
• Art des Vorgangs
• Das handelnde Konto (E-Mail-Adresse); bei fehlgeschlagenen Anmeldungen die eingegebene E-Mail-Adresse
• Das betroffene Objekt (z. B. E-Mail-Adresse des betroffenen Kontos, Name einer Datei oder eines Ordners)
• Die vollständige IP-Adresse (nur für 30 Tage, siehe unten)
• Knappe Zusatzangaben, soweit zum Verständnis nötig (z. B. alte und neue Rolle, Grund einer fehlgeschlagenen Anmeldung)

Nicht protokolliert werden Passwörter, Inhalte von Nachrichten und welche Filme Sie ansehen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unbefugte Zugriffe und Missbrauch zu erkennen, Sicherheitsvorfälle aufzuklären und nachweisen zu können, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden (Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO). Die IP-Adresse wird nach 30 Tagen automatisch aus dem Eintrag entfernt; die übrigen Angaben werden 12 Monate gespeichert und danach automatisch gelöscht. Weil das Protokoll gerade der Nachvollziehbarkeit dient, bleiben Einträge auch nach der Löschung eines Kontos bis zum Ablauf dieser Frist bestehen; eine längere Speicherung einzelner Einträge erfolgt nur, soweit dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Einsicht in das Protokoll haben ausschließlich Administratoren mit der Berechtigung zur Benutzerverwaltung (Super-Administrator und Administratoren der Stufe 1). Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, sofern wir nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen und Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Einträge verlangen.

Registrierung auf dieser Website

Sie können sich auf dieser Website registrieren, um die Funktionen der Plattform zu nutzen. Jede Registrierung wird vor der Freischaltung persönlich durch einen Administrator geprüft.

Bei Personen unter 18 Jahren erfolgt die Anmeldung zum Ferienlager und die Zustimmung zur Nutzung der Plattform durch mindestens eine erziehungsberechtigte Person sowie durch die teilnehmende minderjährige Person selbst. Beide unterschreiben die Anmeldung zum Ferienlager und die dort vorgesehenen Einwilligungen.

Die Plattform wird erst freigeschaltet, wenn die erforderlichen Angaben und Zustimmungen vorliegen und die Registrierung geprüft wurde.

Bei der Registrierung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse des Benutzerkontos
• Name der teilnehmenden Person
• Passwort, gespeichert als sicherer Passwort-Hash
• Zeitstempel der Registrierung
• Status der administrativen Freischaltung
• Nachweis erforderlicher Zustimmungen bei Personen unter 18 Jahren

Die Verarbeitung der Registrierungsdaten erfolgt zur Durchführung des durch die Registrierung begründeten Nutzungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die bei der Registrierung verarbeiteten Daten werden grundsätzlich solange gespeichert, wie das Benutzerkonto aktiv ist. Nach Löschung des Benutzerkontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Sicherheitsgründe entgegenstehen.

Hochladen von Dateien und Personenabbildungen

Registrierte und freigeschaltete Personen mit entsprechenden Administratorrechten können Fotos und Videos auf die Plattform hochladen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Die hochgeladene Datei selbst
• Originaldateiname
• Dateigröße
• MIME-Type beziehungsweise Dateityp
• Zeitstempel des Uploads
• Zuordnung zum hochladenden Benutzerkonto

Wichtiger Hinweis zu Personenabbildungen: Fotos und Videos dürfen nur hochgeladen und innerhalb der geschlossenen Plattform bereitgestellt werden, wenn die erforderlichen Zustimmungen der abgebildeten Personen vorliegen. Bei Personen unter 18 Jahren wird die Zustimmung im Rahmen der Anmeldung zum Ferienlager sowohl von mindestens einer erziehungsberechtigten Person als auch von der minderjährigen teilnehmenden Person selbst eingeholt und unterschrieben.

Die Verarbeitung der hochgeladenen Dateien und Personenabbildungen erfolgt auf Grundlage der im Rahmen der Ferienlager-Anmeldung erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit erforderlich, zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die hochgeladenen Dateien werden gespeichert, bis sie von einem Administrator gelöscht werden, das Benutzerkonto gelöscht wird oder der Zweck der Speicherung entfällt.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage einschließlich der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrags- oder Nutzungsverhältnis zusammenhängt. In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder – sofern eingeholt – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Kontaktanfrage wird gelöscht, wenn der Zweck der Speicherung entfällt, Sie die Löschung verlangen oder Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

5. E-Mail-Versand

Versand von System-E-Mails über Brevo

Für den Versand technisch notwendiger System-E-Mails betreiben wir einen eigenen Mailserver. Zur zuverlässigen Zustellung ausgehender E-Mails verwenden wir zusätzlich den SMTP-Relay-Dienst Brevo.

Brevo verarbeitet die für die Zustellung erforderlichen Daten innerhalb der Europäischen Union. Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Beim Versand von E-Mails können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse des Empfängers
• Absenderadresse
• Betreff und Inhalt der Nachricht
• Zeitpunkt des Versands
• Technische Zustell- und Fehlermeldungen

Der E-Mail-Versand erfolgt ausschließlich für die Nutzung und den sicheren Betrieb der Plattform. Dazu gehören insbesondere Registrierungsbestätigungen, Freischaltungen, Passwortzurücksetzungen und Informationen über die Löschung eines Benutzerkontos. Werbung oder Newsletter werden nicht versendet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer zuverlässigen und sicheren Zustellung technisch notwendiger E-Mails.

6. Analyse-Tools, Werbung und externe Inhalte

Diese Website verwendet keine Analyse-Tools, Werbedienste, Social-Media-Plugins, eingebetteten Inhalte von Drittanbietern oder sonstigen externen Tools, die Daten zu Analyse-, Werbe- oder Profilbildungszwecken erfassen.